Heb je als werkgever signalen opgevangen dat een werknemer mogelijk in verzuim raakt? Dan is het belangrijk om daarover samen op tijd in gesprek te gaan om uitval te voorkomen. Als er al sprake is van verzuim is het ook belangrijk om actief met de werknemer bezig te blijven. In deze blog lees je hoe je het gesprek aangaat met de werknemer bij (dreigend) verzuim.
Voor het gesprek
Een goed gesprek begint met een zorgvuldige voorbereiding. Neem de tijd om je te verdiepen in de verzuimhistorie van de werknemer en probeer een goed beeld te krijgen van de huidige situatie. Zorg er ook voor dat je op de hoogte bent van de geldende verzuimprocedures binnen de organisatie en van de rechten en plichten van de werknemer. Kies een rustige locatie om het gesprek te voeren, zodat de werknemer zich op zijn gemak voelt.
Tijdens het gesprek
- Ga in gesprek en benoem op neutrale wijze wat je opvalt: geef rustig aan wat je hebt opgemerkt, zonder daar een oordeel aan te koppelen. Vertel welke signalen je hebt gezien bij de werknemer, bijvoorbeeld vermoeidheid, stress of veranderingen in de betrokkenheid bij de organisatie.
- Doe actief een voorstel voor werkaanpassing: laat merken dat je wilt meedenken over oplossingen. Bespreek samen wat de werknemer nodig heeft om het werk (gedeeltelijk) vol te houden. Denk aan aanpassing van werktijden, taken of werkdruk. Houd hierbij rekening met de belastbaarheid van de werknemer: de balans tussen wat iemand aankan (draagkracht) en wat er van iemand wordt gevraagd (draaglast).
- Maak heldere afspraken en check regelmatig in: leg samen duidelijke afspraken vast over vervolgstappen, bijvoorbeeld rondom werkhervatting of tijdelijke aanpassingen. Spreek ook meteen af wanneer je weer contact hebt om te evalueren hoe het gaat. Door regelmatig in te checken laat je zien dat je betrokken bent.
- Spreek je waardering uit voor de openheid van de werknemer: bedank de werknemer voor het delen van zijn verhaal. Vraag hoe het gaat, zowel fysiek als mentaal, en luister actief. Geef ruimte voor emoties en toon begrip, want dit helpt om vertrouwen te versterken en om een veilige omgeving te creëren.
- Schakel externe hulp in als uitval dreigt: laat weten dat je bereid bent om te helpen en dat je samen kunt kijken naar externe hulp als dat nodig is. Dit kan bijvoorbeeld via het werknemerstraject van Psycholoog.nl, waar gespecialiseerde psychologen binnen 5 tot 15 sessies begeleiding bieden bij burn-out, spanningsklachten en andere milde psychische klachten zoals somberheid, angst of concentratieproblemen. Deze ondersteuning is gericht op het aanpakken van problemen die het werk beïnvloeden. Wil je een traject starten? Dan kun je eenvoudig het formulier onderaan deze pagina invullen.
Na het gesprek
Leg de gemaakte afspraken altijd schriftelijk vast, zodat zowel jij als de werknemer helder hebben wat is besproken. Plan daarnaast regelmatig een vervolggesprek in om de voortgang te bespreken en te beoordelen of de afspraken nog aansluiten bij de situatie. Zo blijf je actief betrokken en houd je het contact open.
Wat moet je niet doen?
Tijdens het gesprek is het belangrijk om niet te vragen naar de specifieke oorzaak of diagnose van het verzuim, omdat dit privacygevoelige informatie is die de werknemer niet verplicht is te delen. Respecteer altijd de grenzen van de werknemer en oefen geen druk uit om meer te vertellen dan hij wil. Maak geen aannames, maar vraag vooral wat de werknemer nodig heeft. Wacht niet te lang met het voeren van het gesprek, want het uitstellen ervan kan de situatie alleen maar verergeren. Door het gesprek op tijd aan te gaan, kun je samen met de werknemer preventieve maatregelen treffen om langdurig verzuim te voorkomen.
Bij Psycholoog.nl bieden wij werknemerstrajecten om je te helpen sterker en zelfverzekerder te worden in je professionele leven. Plan een gratis adviesgesprek in of neem direct contact op met ons aanmeld- en adviesteam om de mogelijkheden te bespreken.
Meer blogs lezen? Klik dan hier.
